En bref : en décembre, les volumes augmentent, les produits de fête arrivent et la moindre erreur de commande coûte cher. La méthode : préparer une liste à partir du stock réel, répartir les achats entre fournisseurs, fixer qui achète quoi et suivre ce qui a été reçu. Un carnet papier ne suffit plus à ce moment-là.
Ce qui change en décembre
- Les volumes : certains produits (agrumes, fruits exotiques, marrons, champignons, fruits secs) partent beaucoup plus vite.
- Les produits de fête : il faut les commander plus tôt, parfois réserver chez le grossiste.
- Le temps : plus de clients en boutique, donc moins de temps pour faire le point sur le stock.
- L'équipe : renforts, nouveaux vendeurs, chauffeur supplémentaire, plus de monde à coordonner.
La méthode en 5 étapes
1. Partir du stock réel, pas de la mémoire
Avant chaque passage à Rungis, chaque boutique note ce qui reste. C'est la base de la commande : on achète ce qui manque, pas ce qu'on croit qu'il manque.
2. Une seule liste pour toutes les boutiques
Si vous avez plusieurs points de vente, regroupez les besoins dans une liste unique. L'acheteur voit le total à acheter et sait ensuite combien répartir dans chaque boutique.
3. Répartir entre fournisseurs
Notez pour chaque produit le fournisseur habituel et le prix de la dernière fois. En décembre, comparer deux grossistes sur les produits de fête peut faire gagner beaucoup.
4. Savoir qui fait quoi
Qui achète, qui réceptionne, qui livre, qui valide ? Avec une liste partagée, chacun suit l'avancement selon ses droits, sans appeler l'acheteur à 4 h du matin.
5. Vérifier la réception
À l'arrivée, on note les quantités reçues et les écarts. Cela aide à repérer un colis manquant et à vérifier la facture auprès du fournisseur ; l'application ne bloque pas automatiquement son paiement.
Les erreurs les plus fréquentes
- Commander les produits de fête trop tard ;
- oublier un produit parce que la liste était dans la poche de quelqu'un d'autre ;
- acheter deux fois la même chose pour deux boutiques ;
- ne pas garder l'historique des prix, et ne pas pouvoir comparer d'une année sur l'autre.
Remplacer le carnet par une appli
Vlyst remplace le carnet de commandes des commerces de bouche : commandes fournisseurs, consolidation des besoins des boutiques auxquelles vous avez accès, fournisseurs et prix, historique des achats sur 24 mois pour comparer les prix, et récap des dépenses du mois selon les droits d'accès aux prix. Les rôles patron, acheteur, employé en boutique et chauffeur permettent de répartir les accès de l'équipe.
L'offre Complet ajoute le stock, la préparation des besoins à partir des quantités en stock, la tournée et la réception des livraisons, avec les quantités reçues et la personne qui a réceptionné. Ces fonctions ne sont pas incluses dans l'offre Essentiel.
Dans les deux offres, vous pouvez dicter une commande avec l'assistant vocal, puis la relire, la corriger et la confirmer avant ajout. Vous pouvez aussi ajouter un article à une commande à partir d'une photo : son nom, sa famille et son unité sont préremplis et restent modifiables. Les actions sur le stock, y compris l'ajout par photo, sont réservées à l'offre Complet.
L'offre Essentiel coûte 4,99 € HT par mois et par boutique, pour 2 utilisateurs maximum. L'offre Complet coûte 9,99 € HT par mois et par boutique, avec utilisateurs illimités. Vous pouvez essayer Vlyst 7 jours gratuitement, sans carte bancaire pour commencer et sans engagement.
Questions fréquentes
Faut-il que mes fournisseurs utilisent aussi l'appli ?
Non. Vous pouvez gérer vos fournisseurs vous-même. S'ils créent leur compte fournisseur Vlyst (gratuit) et sont rattachés à votre boutique, vous pouvez aussi leur envoyer vos commandes directement depuis Vlyst. Cet envoi nécessite une connexion et reste soumis à leurs disponibilités et à leur réponse.
L'appli fonctionne-t-elle sans réseau au marché ?
Vlyst permet de consulter les données déjà chargées et de garder certaines modifications en attente hors connexion, dans les fonctions de votre offre. La synchronisation reprend quand le réseau revient. Connectez-vous et chargez vos listes avant de partir : l'envoi direct aux fournisseurs, l'assistant vocal et la reconnaissance par photo nécessitent une connexion.
Combien de temps pour démarrer ?
Vous créez votre boutique, ajoutez vos fournisseurs et vos articles habituels, puis invitez votre équipe dans la limite de votre offre. Le temps nécessaire dépend du nombre d'articles et de fournisseurs à renseigner.